Import kontaktów oraz organizacji

Aplikacja pozwala na zaimportowanie plików zawierających dane wybranych kontaktów oraz ogranizacji. Daje to możliwość szybkiego skonfigurowania dużej liczby kontaktów oraz CRM-ów

Import kontaktów do CRM

Wstęp

Aplikacja pozwala na importowanie pliku o rozszerzeniu xlsx, xls lub csv, z danymi kontaktu wykorzystywanymi w CRM-ie, zrobisz to za pomocą przycisku Importuj znajdującego się w module CRM/Kontakty.

Aby zobaczyć nowe rekordy po importowaniu kontaktów należy odświeżyć stronę (za pomocą opcji odśwież albo za pomocą przycisku na stronie Odśwież)

W przypadku błędu podczas dodawania spowodowanym np. duplikatem zostanie wygenerowane powiadomienie, które wyświetli się w powiadomieniach dla osoby importującej kontakty.

Lista dozwolonych kolumn

Dozwolone kolumny w pliku:

• nazwa crm
• organizacja
• identyfikator organizacji
• imię
• nazwisko
• email
• kraj
• województwo
• miasto
• kod pocztowy
• adres 1
• adres 2
• etap
• rola
• źródło pozyskania
• tagi
• menedżerowie – nazwy użytkowników oddzielone średnikami
• numery mobilne – oddzielone średnikami
• numery stacjonarne – oddzielone średnikami
• numery do pracy – oddzielone średnikami
• numery główne – oddzielone średnikami
• numery domowe faksowe – oddzielone średnikami
• numery faksowe w pracy – oddzielone średnikami
• inne numery - oddzielone średnikami
• pole niestandardowe – nazwa niestandardowego pola dla bazy CRM
• nadpisz kontakt jeśli wystąpi duplikat unikalnego niestandardowego pola – „tak” / „nie”
• nadpisz kontakt jeśli wystąpi duplikat emaila – „tak” / „nie”
• nadpisz kontakt jeśli wystąpi duplikat numeru telefonu – „tak” / „nie”

Pole email oraz numery telefonu nie są unikalne, ale dzięki kolumnom „nadpisz kontakt jeśli ….” można nadpisać podanymi w rekordzie informacjami obecnie istniejący kontakt jeśli został znaleziony przez unikatowe niestandardowe pole lub email lub numer telefonu. W przeciwnym razie kontakt zostanie zapisany co spowoduje, że w bazie CRM będzie wiele kontaktów z tym samym emailem lub numerem telefonu. Takie duplikaty można znaleźć i scalić poprzez akcję „Znajdź duplikaty” w module kontaktów.

Jeżeli nie zostanie podana nazwa CRM to zostanie wybrany domyślny CRM dla przedsiębiorstwa pod warunkiem, że jest typu „LOCAL”. Jeżeli w pliku nie zostanie określona baza CRM i przedsiębiorstwo nie posiada domyślnej bazy CRM typu „LOCAL” to kontakt nie zostanie dodany.

Obsługa wyjątków

Kontakt zostanie przypisany do organizacji po jej nazwie lub jej numerze. Priorytetem jest unikalny numer organizacji (identyfikator).

Jeżeli organizacja z daną nazwą posiada inny numer organizacji niż podany dla kontaktu to zostanie przypisana organizacja z podanym numerem.

Jeżeli nie istnieje w bazie CRM organizacja z daną nazwą, ale istnieje z numerem to numer zostanie wzięty pod uwagę.

Jeżeli nie istnieje organizacja z podanym numerem a nie podano jej nazwy to zostanie automatycznie stworzona organizacja z nazwą „Autogenerated” oraz numerem podanym w rekordzie.

Użyte nazwy etapów, ról, tagów oraz niestandardowych pól muszą zostać wcześniej poprawnie zdefiniowane dla konkretnego CRM. Inaczej wartość nie zostanie ustawiona.

Specjalna wartość „%NULL%” pozwala na usunięcie informacji z danej pozycji/kolumny podczas kolejnego importu bazy kontaktów jeśli zaznaczymy opcję „nadpisz kontakt jeśli …”.

Pola wymagane

System nie wymaga wszystkich kolumn. Można podać tylko te, które posiadają informację. Natomiast kontakt nie zostanie utworzony jeżeli nie posiada chociaż jednego biznesowego pola, czyli:

• Imię
• Nazwisko
• email
• Jeden z typów numerów kontaktowych
• Pole niestandardowe - tylko jeśli zaznaczone, że wymagane.

import organizacji do CRM

wstęp

Aplikacja pozwala na importowanie pliku o rozszerzeniu xlsx, xls lub csv, z danymi organizacji wykorzystywanymi w CRM-ie, zrobisz to za pomocą przycisku Importuj znajdującego się w module CRM/Organizacje.

Aby zobaczyć nowe rekordy po importowaniu organizacji należy odświeżyć stronę (za pomocą opcji odśwież albo za pomocą przycisku na stronie Odśwież)

W przypadku błędu podczas dodawania spowodowanym np. duplikatem zostanie wygenerowane powiadomienie, które wyświetli się w powiadomieniach dla osoby importującej organizację.

Lista dozwolonych kolumn

Poniższa lista zawiera parametry, które mozna skonfigurować za pomocą wgrywanego pliku:

• nazwa crm
• nazwa
• identyfikator
• krs
• regon
• nip
• vatid
• region – np. PL
• kraj
• województwo
• miasto
• kod pocztowy
• adres 1
• adres 2
• czy nadpisać duplikat organizacji
• pole niestandardowe – nazwa niestandardowego pola dla bazy CRM

Jeżeli nie zostanie podana nazwa CRM to zostanie wybrany domyślny CRM dla przedsiębiorstwa pod warunkiem, że jest typu „LOCAL”. Jeżeli w pliku nie zostanie określona baza CRM i przedsiębiorstwo nie posiada domyślnej bazy CRM typu „LOCAL” to organizacja nie zostanie dodana.

Obsługa wyjątków

W przypadku duplikatu organizacji tzn. próby dodania organizacji z identyfikatorem, który już istnieje w bazie to system przy włączonej fladze „czy nadpisać duplikat organizacji” w tym rekordzie zaktualizuje dane dla istniejącej organizacji. Jeżeli podczas takiej próby aktualizacji pojawi się kolejny duplikat to organizacja nie zostanie stworzona a istniejące organizacje nie zostaną zmodyfikowane.

Pola wymagane

jedynym wymaganiem jest wypełnienie dowolnego rekordu.