Kontakty

W dziale kontakty skonfigurujesz kontakty do CRM-u. Kontakt możesz przypisać do organizacji, jeden kontakt może być przypisany do jednej organizacji, do jednej organizacji może być przypisana nieskończona (w przenośni) liczba kontaktów. Do kontaktów możesz przypisać połączenie, zgłoszenie oraz spotkanie.

Każdy kontakt przechowuje dane, które można przeglądać oraz konfigurować. Jeśli do wybranego kontaktu jest przypisany adres email możesz z poziomu edycji kontaktu przejść do wysyłania wiadomości email jednym kliknięciem - dla pozostałych aktywności takich jak połączenie audio, sms, fax działanie jest adekwatne.

Jeżeli numer kontaktu został podany oraz identyfikacja jest włączona wtedy w trakcie połączenia edycja kontaktu zostanie automatycznie włączona. Na przykład kontaktem może być Pani Aneta z firmy Przykład Sp. z o.o. - firma ma przypisany numer komórkowy - w trakcie połączenia kontakt został automatycznie zidentyfikowany po numerze i połączenie zostało przypisane automatycznie.

Dodawanie

Aby dodać nowy kontakt wejdź w CRM/Kontakty następnie kliknij w przycisk dodaj otworzy to okno Dodawanie kontaktu:

• Imię – Pole tekstowe na wpisanie imienia kontaktu (ewentualnie nazwy firmy).
• Nazwisko – Pole tekstowe na wpisanie nazwiska kontaktu.
• Rola – wybór roli danego kontaktu np. CEO.
• Etap – parametr zawierający etap danego kontaktu np. lead. Konfiguracja etapów odbywa się w ustawieniach CRM-u.
• Źródło pozyskania - Źródło pozyskania danego kontaktu. Pozwala na zidentyfikowanie najbardziej skutecznego źródła pozyskiwania nowych kontaktów.

Wprowadzone zmiany należy zatwierdzić kliknięciem w przycisk zapisz .

Otworzy to zakładkę edycji danego kontaktu. Zakładkę można zamknąć bądź wprowadzić dodatkowe dane.

Edycja

Ogólne

Aby edytować kontakt wejdź w CRM/Kontakty następnie kliknij w przycisk edycji otworzy to zakładkę Edycji kontaktu:

• Avatar - po kliknięciu w Avatar otworzy się okno z możliwością wczytania avataru kontaktu. Dany kontakt będzie wtedy prezentowany wybranym zdjęciem.
• Notatka – przycisk pozwala pozostawić notatkę, która będzie widoczna z prawej strony zakładki - Timeline. Na screenie powyżej w tym miejscu widnieje napis "brak danych" w związku z brakiem wprowadzonych notatek.
• Email – przycisk pozwala na napisanie wiadomości emailowej do danego kontaktu, jeżeli adres mailowy został podany. Jeżeli adres - nie został podany wyświetli się najpierw okno z możliwością przypisania adresu mailowego do kontaktu. Po jednokrotnym uzupełnieniu pola adres zostaje na stałe przypisany do kontaktu.
• Faks – przycisk po kliknięciu pozwala na napisanie wiadomości faxowej do danego kontaktu, jeżeli numer fax został podany. Jeżeli nie został podany pojawi się najpierw okno z możliwością przypisania numeru fax do danego kontaktu. Po jednokrotnym uzupełnieniu pola numer zostaje na stałe przypisany do kontaktu.
• Zadzwoń – przycisk po kliknięciu pozwala na wydzwonienie do danego kontaktu po wybraniu numeru jeśli został on podany. Jeżeli nie został podany wyświetli się najpierw okno z możliwością przypisania numeru kontaktowego do danego kontatku. Po jednokrotnym uzupełnieniu pola numer zostaje na stałe przypisany do kontaktu
• Wyślij SMS – jak powyżej ale dla wiadomości sms.
• Zdarzenia – przycisk po kliknięciu pozwala na pozostawienie logów dot. Połączenia, maila oraz wiadomości sms. Dzięki temu po rozmowie konsultant może pozostawić odpowiednią notatkę dotyczącą przebiegu rozmowy. Logi wyświetlą się w timeline danego kontaktu.
• Otaguj – przycisk po kliknięciu pozwala na otagowanie danego kontaktu. Tagi mogą służył do oznaczania wybranych kontaktów oraz po tagach można filtrować kontakty.
• Spotkanie – Przycisk pozwala na zaplanowanie spotkania telefonicznego z danym kontaktem.
• Imię – pole tekstowe zawierające imię danego kontaktu.
• Nazwisko – pole tekstowe zawierające nazwisko danego kontaktu.
• Stanowisko – pole z listą zadeklarowanych ról dla kontaktu np. CEO.
• Etap – pole z listą zadeklarowanych pół z etapami dla kontaktu.
• Źródło pozyskania - Źródło pozyskania danego kontaktu. Pozwala na zidentyfikowanie najbardziej skutecznego źródła pozyskiwania nowych kontaktów.
• Email – pole tekstowe na wpisanie adresu email kontaktu.
• Pole na wpisanie numeru kontaktowego – pole pozwala na wybranie rodzaju numeru, podanie go oraz przypisanie do danego kontaktu poniżej możliwe do przypisana typu numerów:
  • Komórkowy
  • Stacjonarny
  • Praca
  • Główny
  • Fax domowy
  • Fax biuro
  • Inny
• Adres – pole tekstowe na wpisanie adresu.
• Adres – drugie pole tekstowe na wpisanie adresu.
• Kod pocztowy – pole tekstowe na wpisanie kodu pocztowego kontaktu.
• Miasto – pole tekstowe na wpisanie miasta kontaktu.
• Województwo – pole tekstowe na wpisanie województwa kontaktu.
• Kraj – pole tekstowe na wpisanie kraju kontaktu.

Istnieje również możliwość zadeklarowania dodatkowych pól dla danego CRM, można to zrobić w ustawieniach CRM w zakładce niestandardowych pól dla kontaktu.

Wprowadzone dane należy zatwierdzić kliknięciem w przycisk zapisz .

Konfiguracja spotkania telefonicznego.

Aby skonfigurować spotkanie telefoniczne wejdź w edycję wybranego kontaktu oraz kliknij w przycisk Spotkanie otworzy to okno:

• Nazwa - Nazwa danego spotkania telefonicznego.
• Numer telefonu - numer na jaki będzie wykonywane połączenie.
• Tryb pracy
  • Ręczna - konsultant zdecyduje manualnie i świadomie o wykonaniu połączenia.
  • Automatyczna - Połączenie zostanie wykonane automatycznie.
• Od - czas od na spotkanie.
• Do - czas do na spotkanie, w zadeklarowanym przedziale czasu spotkanie odbędzie się.
• Informacje - pole na wpisanie dodatkowych informacji.
• Wybierz projekt - wybór projektu, który będzie obsługiwał dane spotkanie telefoniczne.
• Użytkownik - wybór użytkownika w aplikacji, który będzie obsługiwał dane połączenie.
• Kontakt - Przypisanie kontaktu, z którym spotkanie telefoniczne się odbędzie.
• Zgłoszenie - wybór zgłoszenia jeśli jakieś zgłoszenie dotyczy danego spotkania.

Wprowadzone dane należy potwierdzić kliknięciem w przycisk Zapisz nowy rekord powinien pojawić się na liście.

Po zadeklarowaniu spotkania, na projekcie na którym spotkanie zostało przypisane należy ustawić odpowiednią konfigurację. Więcej informacji w Edycji projektu w dziale Spotkania telefoniczne

Menadżerowie

Aby dodać menadżera do kontatku wejdź w CRM/kontakty/Edycja/Menadżerowie następnie kliknij w przycisk dodaj otworzy to okno z listą użytkowników przedsiębiorstwa.

Wybranych użytkowników należy zatwierdzić za pomocą przycisku Zapisz .

Aby nowy menadżer mógł wykorzystać odpowiednio przydzielone licencje należy również przydzielić mu odpowiednie role w edycji użytkownika, w przeciwnym przypadku nie będzie miał dostępu do odpowiednich modułów. Polecane role:

• Account Partner Manager – czyta oraz modyfikuje konta typu Partner, których jest menedżerem.
• Account Customer Manager – czyta oraz modyfikuje konta typu Partner, których jest menedżerem.
• Account Partner Reader – czyta wszystkie konta typu Partner.
• Account Customer Reader – czyta wszystkie konta typu Customer.
• Account Partner Admin – czyta oraz modyfikuje wszystkie konta typu Partner.
• Account Customer Admin – czyta oraz modyfikuje wszystkie konta typu Customer.

Zgłoszenia

Do kontaktów można przypisywać zgłoszenia. Ułatwia to organizację pracy. Zgłoszeniem może być np. Reklamacja.

Przypisanie zgłoszenia

zakładka pozwala na zarządzanie zgłoszeniami w edycji kontatku

Wejdź w CRM/Organizacje/Edycje/Kontakty/Edycja/Zgłoszenia.

• Dodane w tym miejscu zgłoszenie nie zostanie przypisane do danego kontaktu. Więcej informacji na temat dodawania zgłoszeń.
• Aby przypisać zgłoszenie do kontaktu należy zrobić to za pomocą przycisku Przypisz istniejące zgłoszenia .

Wyświetli to okno z którego należy wybrać rekordy, który ma zostać przypisany: .

• Za pomocą filtrów możesz odfiltrować wybrane rekordy, zarówno na głównej liście zgłoszeń jak i podczas przypisywania.
• Wybranie złoszenia należy potwierdzić przyciskiem zapisz.
• Nie można przypisać więcej niż jednego zgłoszenia na raz.
• Za pomocą przycisku stan w widoku listy zgłoszeń możesz zmieniać stan wybranych zgłoszeń. Jeśli, stanu któregoś z zgłoszeń nie będzie można zmienić na wybrany stan, operacja wykona się dla rekordów, które można zmienić a dla pozostałych rekordów, wyświetli się stosowne powiadomienie informujące o niepowodzeniu operacji.

Edycja

Aby wejść w edycję zgłoszenia dla kontaktu wejdź w CRM/Kontakty/Edycja/zgłoszenia otworzy to zakładkę edycji:

Więcej inforamcji na temat edycji zgłoszeń w dziale zgłoszenia

Filtry

Kontakty można również filtrować w dowolny sposób, panel filtrów można zwinąć celem zaoszczędzenia miejsca na monitorze. Wejdź w moduł kontakty oraz rozwiń filtr jeżeli jest zwinięty:

• Imię – wyszukiwanie kontaktu po parametrze Imię.
• Nazwisko – wyszukiwanie kontaktu po parametrze Nazwisko.
• Adres – wyszukiwanie kontaktu po adresie.
• Kod pocztowy – wyszukiwanie kontaktów po kodzie pocztowym.
• Miasto – wyszukiwanie kontaktów po mieście.
• Województwo – wyszukiwanie kontaktów po województwie.
• Kraj – wyszukiwanie kontaktu po kraju.
• Stanowisko - wyszukiwanie kontaktów po przypisanym stanowisku.
• Adres email – wyszukiwanie kontaktu po adresie email.
• Segmentacja - Wyszukiwanie kontaktu po przypisanej segmentacji.
• Źródło pozyskania - wyszukiwanie kontaktu po przypisanym źródle pozyskania.
• Numer – wyszukiwanie kontaktu po numerze (bądź po jednym z numerów danego kontaktu)
• Etap – wyszukiwanie kontaktów po ich etapie.
• Tagi – wyszukiwanie kontaktów po przypisanych do nich tagach.
• Dodatkowe pola – wyszukiwanie kontaktów po dodatkowych polach.
• Organizacja - odfiltrowanie kontaktów po przynależności do ogranizacji.
• Menadżerowie - odfiltrowanie kontaktów, których menadżerami są wybrani użytkownicy.
• Moje kontakty - odfiltrowanie rekordów, których wybrany użytkownik jest menagerem.

Parametr numer należy przydzielić do parametrów filtra za pomocą odpowiedniego przycisku z prawej strony parametru.

Po dodaniu filtrów kliknij w przycisk Filtruj – odfiltruje to rekordy pasujące do filtra.